Vad är ett lyckat projekt?

En fråga som många ställer sig är hur man uppnår lyckade projekt. En vanlig definition är att man ska hålla tid och budget.

Jag tänkte försöka ge en annan syn på hur svårt det är att definiera lyckade projekt.

Först så vill jag göra er uppmärksamma på problemen med att försöka definiera begreppet ”lyckade projekt”. Vi bör försöka bryta ner meningen i ”lyckade” och ”projekt”. Det är lite två sidor av samma mynt, för att veta om ett projekt är lyckat måste det finnas en definition vad som är ett projekt. Man skulle kunna säga att det behövs en DoD ”definition of done” för projektet och det är här det blir problem.

Projekt ändrar form och skepnad

Den vanligaste definition är att projekt har ett start och slutdatum, allvarligt talat om du tror det är det är bara att glömma vad du lärt dig. Lyckade projekt tar aldrig slut utan fortsätter att utvecklas, förbättras och anpassas. Projekt avslutas av olika anledningar, att det går dåligt eller att resurserna tar slut men projekt tar inte slut projekt ändrar form.

Är lyckade projekt en myt?

Nja, det tror jag inte. Klart att det finns projekt som får anses lyckade, men vem bestämmer det? Och hur länge och hur många intressenter måste tycka att projektet är lyckat för att det ska vara så.

Regalskeppet Vasa – ett misslyckat projekt?

Regalskeppet Vasa började som ett storslaget projekt, med enorm budget. Skeppet skulle bli det mäktigaste i flottan med den största elkraften världen skådat. Nu vet vi ju alla hur historien ser ut, Vasa han inte ut från Stockholms hamn innan den sjönk till botten.

Ett enormt fiasko, ett misslyckande utan dess like då Vasa inte han uppfylla sitt syfte.

Regalskeppet Vasa – ett lyckas projekt?

Mer än 300 år senare bärgandes Vasa, som var helt orört och det mesta var bevarat. Vasaskeppet gav ovärderlig insyn i hur det såg ut på 1600-talet. Efter återuppbyggdet av skeppet ställdes det ut på Vasa museet. Nu är Vasa museet Skandinaviens mest besökta museum med mer en miljon besökare per år.

Det finns otaliga exempel som Vasa museet och det jag vill säga med detta är att lyckade projekt är otroligt svårt att definiera. Misslyckade projekt kan på något sätt bli lyckade för andra intressenter samtidigt som lyckade projekt kan ses som misslyckade hos andra.

Definiera projektets intressenter

Försök att hitta projektet intressenter, och då menar jag inte endast beställare och chefer. Det finns användare, supportanvändare, administratörer, tredje parts aktörer. Det kan även finnas intressenter som kan vara svåra att finna.

När intressenterna är definierade är det upp till er att bestämma vilka som ska bli ”nöjda” med resultatet, och fokusera inte bara på pengar och tid. Är man tydlig och pedagogisk kan man få intressenterna att förstå att lyckat inte betyder att en budget och tidsram måste hållas. Jag säger inte att man ska undvika att jobba mot uppsatta deadline, dock så kostar lyckade projekt mer än vad som är planerat, och för att lyckas måste projektet få en möjlighet att kosta mer än vad som siats.  

Definiera nyttan och målet med projektet

Den viktigaste och kanske den vanligaste missen är att det saknas en tydlig och förankrad definition av vad som är nyttan med projektet. Då kan man bara mäta mot siffror i en projektplan. Uteslut inte siffror men glöm inte nyttan, målet och andra mjukarevärden som bra mätetal.  

Använd projekt smart

Projekt är lite av ett modeord, eller snarare ett urvattnat begrepp.

Du kan kalla allt för projekt idag, att vårstäda är ett projekt, hämta barnen är ett projekt. Som du märker så behöver inte ordet projekt ha en positiv laddning utan kan snarare innebära något jobbigt, tråkigt som måste utföras, samma sak gäller med projekt på jobbet.

När du startar ett ”nytt” projekt så tänk igenom vad du vill göra och hur du vill marknadsföra det. Se till att projektet har förankring i verksamheten och att det finns ett mål och syfte. Försök att vara kreativ så att det känns roligt att arbeta i projektet, folk ska inte känna sig tvingande utan det ska vara ett positivt avbrott i vardagen.

Projekt kan användas för att begära efter resurser eller användas för att motivera och öka arbetsglädjen hos anställa på företaget, men det måste göras på rätt sätt.

Kommenterar och komplettera gärna min syn på lyckade projekt.  

/Jagge