Tidsplanering i vardagen

Tidsplanering är en frekvent faktor i arbetslivet, att tidsestimera och planera in deadline är något som ”alla” utför. Hur man tidsplanerar på bästa sätt eller om tidsplanering i IT-projekt är något som ska undvikas i så stor mån som möjligt brukar vara en omdebatterad fråga. Vara sig man tycker det är bra eller inte så är tid och tidsplanering otroligt viktigt. Tidsplanering och tidsestimering är något som vi utför varje dag privat som i arbetslivet. En del individer är bättre på att planera sina aktiviteter medan andra människor är tidsoptimister.

Vi tidsplanerar in semester, bilturer, matlagning, läxläsning mm. Men hur bra är vi på att planera in risk i våra dagliga planeringar? Och vad kan vi lära oss när vi planerar projekt i arbetet?

Att resa in till jobbet gör de flesta som arbetar och så här brukar min tidsplanering se.

  1. Att gå till tåget från lägenheten tar ca 4min i vanlig gångfart. Väljer jag att springa tar det ungefär 1-2 min. För att inte behöva stressa väljer jag att gå ca 5-7 min innan för skapa lite riskmarginaler.
  2. Tåget ska enligt tabellen ta ca 16 min in till T – Centralen.
  3. Från T – Centralen till jobbet tar det ca 10 min. Är jag stressad kan jag få ner det till ca 7 min

Normal snitt tid:

6+16+10 = ca32 min dörr till dörr.

Effektivt tid utan riskmarginal:

2+16+7=ca 25 min dörr till dörr.

Okay? Vad har min tid med tidsplanering i IT-projekt att göra? Det man kan tyda, ur mitt högst ovetenskapliga resultat, är att normalt tar det ungefär 32 min till jobbet. Jag skulle dock kunna effektivisera tiden och spara in 7 min per resa om jag tar bort riskmarginaler och springer ”stressar”.

7 minuter låter ju inte så mycket, men det motsvarar ca 22% av den totala tiden. Alltså en 22 % riskmarginal på min dagliga resa till jobbet, en resa som jag gör ungefär 10 gånger i veckan plus andra resor in till city. Tar man bort några semesterveckor så är vi uppe i 4-500 resor per år, detta är alltså inget tillfälligt projekt utan något som görs regelbundet där alla rutiner och processer finns på plats, ändå så är det en 22% riskmarginal. 22% för mig ska jag nog tilläggas, tidsplaneringen görs individuellt.

Men vad händer om jag ska åka en ny linje för första gången? Eller om jag är nyinflyttad? Börjat på en ny arbetsplats eller ska till ett viktigt möte där jag inte får komma försent? Det är inte bara riskmarginalen som ökar drastiskt utan jag planerar även färdvägen innan via exempelvis hitta.se eller SL.se. Istället för 22% påslag hamnar vi nog snarare på en tidsplanering som kan ta uppemot 100% längre tid än en faktiskt optimerad tid.

Vad kan man lära sig av detta när vi planerar projekt?

Försök att reflektera över vilken tidstyp du är. Är du en tidsoptimist eller försöker du planera så mycket som möjligt innan? Har ni en bra blandning av olika individer i projektgruppen så att det inte bara är tidsoptimister som får säga sitt och vice versa?

Även något som är så banalt och självklart som att åka till jobbet kräver en tidsplanering och riskmarginaler. Även om du gjort det hundratals eller kanske tusentals gånger och optimerat färdvägen så att du vet i vilken tunnelbanevagn du ska stå i och i vilken uppgång som är närmast så har du troligtvis någon tidsmarginal att gå på.

Nya projekt och nya tider

Är det något nytt som ska göras, något som ingen har riktigt genomförts tidigare. Eller är det helt enkelt brist på erfarenhet och kunskap i teamet så kommer risken att öka och det behövs större marginaler. Jag vet inte riktigt hur det ser ut i dag ute hos företag och organisationer, men jag tror att många är alldeles för snäva när det gäller tidsplaner. Att planera projekt som inte har realistiska deadlines är ju så klart redan dömda från start och att se in i framtiden och förutspå händelser är otroligt svårt och i många fall orealistiskt.

Jag säger inte att ni ska göra extra påslag på 100% när ni tidsplanerar utan snarare fundera en extra gång, känns det bra, är det realistiskt och går det att leverera på utsatt tid. Är det första resan “projektet” ni gör? Hur viktigt är det att ni i tid till mötet “deadline” och har ni någon på plats som åkt en liknande rutt “erfarenhet” tidigare? Det är mycket som kan vägas in när man tidsplanerar.

Lycka till och ta tid på er

/Jagge

About Jagge

IT - Konsult hos Claremont – Partner, styrelseledamot och bloggare på TestZonen - Styrelseledamot i SAST - Utbildare för Röda korset For more information contact me on linkedin.com/in/jagge